Privacy- en cookieverklaring

Hart voor Hilversum gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens van leden, vrijwilligers, kandidaten, donateurs, geïnteresseerden en websitebezoekers. In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, voor welke doeleinden, op welke grondslagen en welke rechten betrokkenen hebben.

Verwerkingsverantwoordelijke: Vereniging Hart voor Hilversum, Postbus 8090, 1201 HB Hilversum. RSIN: 8215.08.660. Contact: info@hartvoorhilversum.nl. Website: www.hartvoorhilversum.nl.

Afhankelijk van de relatie met onze organisatie kan het gaan om:

• Naam, adres, woonplaats, e-mailadres en telefoonnummer.
• Lidmaatschapsgegevens, functies en deelname aan verenigingsactiviteiten.
• Contributie-, donatie- en betalingsgegevens.
• Inhoud van contactverzoeken en aanmeldformulieren.
• Nieuwsbriefkeuze en registratie van toestemming of afmelding.
• Gegevens van vrijwilligers en kandidaten voor zover noodzakelijk.
• Herkenbare foto’s of video’s en technische websitegegevens, voor zover daadwerkelijk verwerkt.

Wij gebruiken noodzakelijke gegevens om leden te registreren, contributies te verwerken, ledenvergaderingen en verenigingsactiviteiten te organiseren en noodzakelijke berichten over het lidmaatschap te versturen. Voor deze verwerkingen kan de uitvoering van de lidmaatschapsrelatie (artikel 6 lid 1 onder b AVG) gelden; voor specifieke administratie kunnen wettelijke verplichtingen of een andere toepasselijke grondslag gelden.

Het lidmaatschap van een politieke partij en bepaalde andere betrokkenheid kunnen politieke opvattingen onthullen. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens. Naast een grondslag uit artikel 6 AVG is daarom een toepasselijke uitzondering uit artikel 9 AVG vereist.

Voor noodzakelijke verwerking in het kader van onze legitieme politieke activiteiten kan artikel 9 lid 2 onder d AVG van toepassing zijn, voor zover aan alle voorwaarden is voldaan. Bij andere verwerkingen beoordelen wij afzonderlijk de juiste uitzondering, zoals uitdrukkelijke toestemming waar vereist. Wij delen dergelijke gegevens niet buiten de organisatie zonder toestemming of een andere geldige wettelijke uitzondering.

Hart voor Hilversum verstuurt nieuwsbrieven uitsluitend aan leden. Daarvoor verwerken wij je naam en e-mailadres. Afmelden kan altijd via de link in de nieuwsbrief en heeft geen invloed op je lidmaatschap. Noodzakelijke verenigingsberichten staan los van de nieuwsbrief.

Voor de verzending gebruiken wij momenteel Laposta.

Wanneer iemand ons via een contactformulier of e-mail benadert, verwerken wij de verstrekte gegevens om het verzoek te behandelen en zo nodig te antwoorden. De grondslag hangt af van het verzoek, bijvoorbeeld gerechtvaardigd belang of een (voorgenomen) overeenkomst.

Bij het formulier ‘Word lid’ verwerken wij gegevens voor het beoordelen en administreren van de lidmaatschapsaanmelding.

Bij donaties verwerken wij voor zover noodzakelijk gegevens over de schenker, het bedrag, de datum en de betaling. Dit doen wij voor de afwikkeling, financiële administratie en toepasselijke verplichtingen rond politieke giften. Wij volgen daarbij de geldende wetgeving en ons giftenreglement.

Gegevens worden alleen openbaar gemaakt als en voor zover daarvoor een toepasselijke wettelijke verplichting of andere geldige grondslag bestaat.

Voor vrijwilligerswerk, bestuurswerk, kandidaatstellingen en activiteiten verwerken wij gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn. Waar nodig en toegestaan kunnen gegevens worden verstrekt aan bevoegde instanties.

Bij publicatie van herkenbare foto’s en video’s beoordelen wij vooraf de toepasselijke grondslag en de gevoeligheid van mogelijke politieke betrokkenheid.

Onze website verwerkt technische gegevens voor beschikbaarheid en beveiliging en gebruikt daarvoor noodzakelijke cookies. Daarnaast gebruiken wij Google Analytics om het gebruik van de website te meten.

Op de website kunnen artikelen en filmpjes staan. Het gebruik van ingesloten video’s, analysetools en externe diensten wordt afzonderlijk geïnventariseerd.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Voor de uitvoering van onze activiteiten kunnen wij dienstverleners inschakelen, zoals websitebeheer, hosting, ledenadministratie, nieuwsbriefverzending en betalingen. Wij delen alleen noodzakelijke gegevens en maken waar vereist verwerkersafspraken.

Wanneer gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, controleren wij of een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het betreffende doel. Voor onderdelen van de financiële administratie kan een wettelijke bewaartermijn van zeven jaar gelden. Voor lidmaatschapsgegevens, contactverzoeken, toestemmingsregistraties en vrijwilligersdossiers stellen wij afzonderlijke concrete termijnen of objectieve criteria vast. Daarna verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk vereist of toegestaan is.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen en beperken toegang tot gegevens tot personen die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben. Bijzondere persoonsgegevens krijgen extra aandacht.

Afhankelijk van de situatie kun je verzoeken om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen en toestemming intrekken.

Stuur je verzoek naar info@hartvoorhilversum.nl. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Waar de AVG dit toestaat, kan de termijn worden verlengd. Zo nodig vragen wij om aanvullende gegevens om je identiteit zorgvuldig vast te stellen.

Wanneer wij uitsluitend geautomatiseerde besluiten nemen die rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben, informeren wij betrokkenen daarover volgens de AVG.

Voor vragen of klachten kun je mailen naar info@hartvoorhilversum.nl. Je kunt daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze verwerkingen of de regelgeving veranderen. De meest recente versie staat op onze website. Deze versie is vastgesteld op 30 oktober 2026.